Meeting Overload

Warum können wir diese Fragen häufig nicht mit einem „Ja“ beantworten?

Warum reiht sich nicht nur ein Meeting an das nächste, sondern warum sind einige davon sogar reine Zeitverschwendung?

"Mein Terminkalender ist zu voll"

ist gängiger Tenor bei meinen Klienten und ich werde den Eindruck nicht los, als könnte jeder ein wenig mehr Zeit gebrauchen:

Mehr Zeit ohne Meetings.

Mehr Zeit zum Innehalten und Durchatmen.

Mehr Zeit zum Nachdenken.

Mehr Zeit, um die Arbeit zu erledigen (und nicht nur darüber zu reden).

Aber trotzdem machen wir einfach so weiter wie bisher und unternehmen nichts. 😳🤪

"Wenn man nicht selbst die Prioritäten für sein Leben setzt, wird es jemand anderes tun.“

- Greg McKeown, Essentialism, S.12

Zur Überfrachtung unserer Kalender mit Meetings können natürlich eine ganze Reihe von Ursachen beitragen. Hier ein paar Beispiele:

1. Meetings führen zu keinen klaren Entscheidungen oder nächsten Schritten.
   Die Folge: Es braucht weitere Klärungsrunden und erneute Abstimmungsmeetings

2. Es ist nicht klar, wer die Entscheidungen trifft.
   Die Folge: Es schleichen sich neue Besprechungen ein, um ein Gefühl der Sicherheit zu schaffen und alle Personen, die für ein bestimmtes Thema relevant sein könnten, miteinzubeziehen.

3. Die Prioritäten sind nicht klar.
   Die Folge: Wenn wir nicht wissen, was wichtig ist, und wozu wir "Nein" sagen sollten, bedeutet das auch, dass wir selbst nicht sicher sind, an welchen Sitzungen wir teilnehmen sollten und welche wir getrost ablehnen können.

4. Wir werden Meeting-Messis.
   Die Folge: Bestehende Meeting-Routinen, die vielleicht einmal nützlich waren, aber jetzt nicht mehr zweckdienlich sind, werden nicht hinterfragt und auf Relevanz und Effektivität hin überprüft.

5. Unser Terminkalender gibt uns den Takt vor und nicht umgekehrt.
   Die Folge: Es sind jede Menge Termine im Kalender, um zu reden, anstatt Freiräume im Kalender zu schaffen, in denen wir konzentriert und gründlich arbeiten können - selbst wenn es sie gibt: Sind diese Blöcke dann zu Zeiten geplant, in denen wir am produktivsten sind?

6. FOMO - Von Führungskräften wird oft erwartet, dass sie alles über alles wissen.
   Die Folge: Sie nehmen an einer Reihe von Sitzungen teil, um "Kontext" zu erhalten, nur für den Fall, dass sie jemand danach fragt.

Auch wenn es in einer Bilanz nicht sichtbar ist, können die Kosten einer planlosen Meetingkultur oder nicht vorhandenen Besprechungsroutinen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Jedes unnötige Meeting kostet erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen (und davon gibt es jede Menge, das kann man nicht oft genug betonen) - und, was noch schlimmer ist, es hindert Unternehmen daran, die kollektiven Fähigkeiten und die Intelligenz ihrer Mitarbeiter sinnvoll zu nutzen.

Deswegen kann nicht schaden den eigenen Kalender für kommende Woche mal dahingehend kritisch zu überprüfen. 😉

„Der Schlüssel liegt nicht darin, Zeit zu verbringen, sondern sie zu investieren.“

- Steven R. Covey